在处理一般的Word文档时，我们并不会特别注意到页眉页脚等功能。但是，对于大型文档来说它们可都是无价之宝。好几十页的一篇东西，如果你把它打印出来之后搞乱了各页的次序......天！想想后果吧。但要是有了页眉和页脚，重新按次序整理将非常Easy。
本文介绍Word 2000中一些对大型文档特别有用的命令和技巧。这里讨论的大部分内容同样适用于Word 97，非Word的其他字处理软件也提供类似的工具。
页眉和页脚
页眉和页脚允许我们把文档标题和页号自动加入到每一个页。设置文档的页眉和页脚时，你只需一次性输入文字信息，这些文字信息就会出现在文档的每一页中。通常我们总是把文档的标题放入页眉(页面顶端)，把页号放入页脚(页面底部)。要访问有关页眉和页脚的命令，请先选择菜单"视图/页面"，此时文档就显示为打印输出的分页效果。
选择菜单"视图/页眉和页脚"，屏幕上就出现"页眉和页脚"工具条(如图1)。开始时光标位于页眉区域，它是一个带虚线边框的区域。要切换到页脚区域，请点击"页眉和页脚"工具条上的"在页眉和页脚之间切换"按钮。再次点击同一按钮你将返回页眉区域。
要为页脚加上页号，首先请切换到页脚设置模式，然后双击插入页号的位置，再点击"页眉和页脚"工具条上的"插入页码"按钮把页号的域代码插入文档——此举告诉Word页号应该出现在指定的位置。如果你在应该显示页号的地方看到了域代码{page}，这是因为你开启了域代码显示，按下"Alt+F9"可以关闭域代码。
高级页号设置
在页号旁边加上文字和符号可以修饰页脚中显示的页号。例如，你可以把页号设置成"--第2页--"这种形式。为此，你只需把文本加入到Word插入的页号域代码旁边即可。另外，你还可以用鼠标选中页号，然后任意为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。
在单独使用页号的情况下，你可以把页号调整为"第X页共Y页"这种形式。要实现这一点，请选择菜单"视图/页眉和页脚"，然后切换到页脚区域。接下来不要点击"插入页码"，而是选择"插入自动图文集/第X页共Y页"，"第X页共Y页"的域代码就会出现在页脚之中。
对于大型文档(实际上是任何文档)，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。具体方法是：选择菜单"视图/页眉和页脚"，切换到页脚，选择"插入自动图文集"，然后从菜单选择"文件名"。如果你希望文件路径也一同出现，请用"文件名字和路径"代替"文件"。
如果你觉得频繁地选择"视图/页眉和页脚"菜单太麻烦，可以从Word的"页面"视图直接转入页眉或页脚，从而跳过菜单选择。方法是双击页面的页眉或者页脚，页眉或页脚就立即处于编辑状态。类似地，要返回文档正文，你只需双击页眉和页脚之外的任意位置。
页眉和页脚的显示分别由"页眉"、"页脚"这两个样式格式化。如果你想要为页眉和页脚设置自己的样式，请选择菜单"格式/样式"，选择你想要修改的样式，然后依次选择"更改/格式/字体"。修改字体样式，完成后点击"确定"。
对于大型Word文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚(比如制作封面)。你可以按照如下步骤轻松地达到这一目的：在"页眉和页脚"工具条上点击"页面设置"按钮，选择"版式"选项卡，启用"首页不同"选项，然后点击"确定"。要为文档的剩余部分创建页眉和页脚，请移到第二页，然后按照前面介绍的方法进行设置。
取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要让页号从第二页开始编号，即让第二页的页号显示为第1页，彻底取消首页或封面页对页号的影响。要实现这一点，请选择页脚，然后用鼠标选中页号，再点击"设置页码格式"按钮。把起始页号设置成0，然后点击"确定"。这样，文档第二页的页号就变成了1。
在处理一般的Word文档时，我们并不会特别注意到页眉页脚等功能。但是，对于大型文档来说它们可都是无价之宝。好几十页的一篇东西，如果你把它打印出来之后搞乱了各页的次序......天！想想后果吧。但要是有了页眉和页脚，重新按次序整理将非常Easy。
上期，我们介绍了"页眉"、"页脚"以及"高级页号"等内容，您学会了吗？处理大型Word文档，除了以上方法，还有更多技巧，请看：
用标题分割内容
创建大型Word文档时，最好用标题把包含不同主题的页面分割开来。使用标题方便阅读者分层次阅读文档，使得他们能够很容易地找到各个主题。
要格式化标题，最简单的方法是使用样式，比如默认标题样式"标题1"、"标题2"等。用样式格式化标题时，你可以很容易地得到文档内容目录。
要把样式应用到标题，请先用鼠标选中标题文字，然后从"格式"工具条的"样式"下拉列表框选择样式。如果你找不到自己想要的样式，点击样式下拉列表的时候按住"Shift键"就可以显示出完整的样式清单。如果要把文字格式转化成三种主要的标题样式——"标题1"、"标题2"、"标题3"的话，你可直接使用键盘快捷方式，它们分别是："Ctrl+Alt+1"、"Ctrl+Alt+2"、"Ctrl+Alt+3"(如图1)。
用默认样式格式化标题的优点之一在于它有生成内容目录的能力。要生成内容目录，你只需把光标移到要插入目录的位置(通常是文档开头)，然后选择菜单"插入/索引和目录"，选择"目录"选项卡，点击"确定"按钮。Word将自动在光标所在位置插入一个目录。
用结构图快速导航
用样式格式化文档标题的另外一个优点在于，我们可以方便地利用文档结构图进行快速导航。要查看文档结构图，请选择菜单"视图/文档结构图"，此时屏幕的左边就会显示出文档的标题列表。点击这个列表中的任意一个标题，文档主编辑区就会自动转到该标题所在位置。
如果你使用的是Word 2000，大型文档既可以用内容目录导航，也可以用文档结构图导航。内容目录中的每一项都是指向文档中相应标题的超级链接，点击任意一项你就可以转到文档的相应部分。要快速返回文档的开头，你只要按下"Ctrl+Home"键即可。
导航大型文档的另外一种方法是使用"编辑"菜单的"查找"功能查找特定的文字。例如，假设你要查找文档中介绍"购机选择"的那一部分，你可以直接搜索"购机选择"这几个字。倘若文档中这几个字出现次数不是很多，在"查找和替换"对话框中你可以点击"查找"以及"查找下一次"按钮查找单词的下一次匹配，找到正确的位置之后点击"取消"按钮即可。
为图形加上题注
当你在文档中加入图形和图表时，不要忘了对它们进行编号并加上说明。在Word中，为图形加上题注是很方便的：先选中图形，然后选择菜单"插入/题注"，在对话框中输入对图形的说明，最后点击"确定"，Word将自动对图形进行编号并加上说明。如果你以后在这个图形之前加上了其他图形，或者删除了这个图形之前的图形，则Word将自动修改图形编号。
如果你想要在文档内部引用图形的题注，你首先必须把题注转换成图文框。然后，把光标移到需要插入题注引用的地方，选择菜单"插入/交叉引用"，从"引用类型"列表，选择"图表"(如图3)，从"引用内容"列表选择你想要的引用类型，在"引用哪一个题注"中选择正确的题注，最后点击"插入"按钮。现在文档中插入了对指定图形题注的引用。如果由于图形的前面加上或者删除了其他图形而导致图形编号改变，文档将自动地进行相应的更新。